[TUTO] ORGANISER UNE SORTIE POUR LE CLUB 205 !

Ballade, rencontre, sortie, rassemblement?
Faites les connaitre ici!

[TUTO] ORGANISER UNE SORTIE POUR LE CLUB 205 !

Messagede D3ido (David) » Dim 26 Mai 2013 20:30

ORGANISER UNE SORTIE POUR LE CLUB 205 !


Que se soit pour la réalisation de la plaque, des road books, si vous ne savez pas comment vous y prendre, ou bien pour toutes autres questions, n’hésitez pas à contacter votre GO ou le bureau du Club.


Une balade : Une simple balade, pour aller d’un point A à un point B en convoi. Ne pas prévoir des distances trop élevées entre chaque étape. Si vous devez traverser un centre ville ou des endroits où le risque de perdre une partie du convoi, il vaut mieux dans ce cas prévoir un road book…

Un rallye touristique : Un rallye touristique est une balade à la découverte d’un département, d’une région, d’un patrimoine… Qui se déroulera sous 1 ou 2 jours. Il faut impérativement des équipages d’au moins deux personnes. Un road book sera donné à chaque équipage qui lui donnera des indications sur les directions à suivre et sur lequel des questions seront posées. Chaque réponse trouvée donnera des points, à la fin de l’étape les points sont calculés et le classement est établit, des récompenses seront attribuées aux 3 premiers. Il est impératif de faire partir les équipages les uns après les autres (entre 3 et 5 minutes) pour éviter d’avoir à ce suivre et donc de copier sur le précédent, et pour des raisons également légales car nous n’avons théoriquement pas le droit de faire des convois sur route ouverte sans en demander l’autorisation en préfecture.

Un rallye de régularité : Le principe est simple. C’est un rallye, d’abord. Donc pour ceux qui ne connaissent pas le principe : un rallye est composé d’un certain nombre d’épreuves chronométrées (Épreuve Spéciale ou Zone de Régularité).
Entre chaque ZR, les voitures roulent « en liaison », cool, et ont un temps imparti (précis à la minute près) pour se rendre à la prochaine ZR (où il y a un pointage horaire puis le départ de la ZR). Chaque minute d’écart y coûtera 10 points de pénalité. Les voitures ont la possibilité de se rendre rapidement au poste de pointage, et d’y attendre la minute adéquate pour pointer.
Dans une ZR : à partir du départ, et jusqu’à un point tenu secret, les voitures doivent respecter la moyenne imposée. Cette moyenne est vérifiée par une personne, placée au bord de la route, à un endroit tenu secret par l’organisation.
Exemple facile à calculer : moyenne de 60km/h. Pour l’organisation, le principe est simple. Si la voiture prend le départ à 9h00, et que le point d’arrivée secrète est à 12,25km du départ, la voiture devrait théoriquement passer devant l’arrivée à 9h12min15s. Si la voiture passe à 9h12min20s, elle a 5s de retard. Chaque seconde d’écart entraîne un point de pénalité. Le vainqueur est celui qui a accumulé le moins de pénalité sur l’ensemble du parcours.
Les moyennes doivent être inférieures à 50km/h (pensez aux traversées de villages, ainsi qu’aux « petites » voitures). Tout le monde est censé pouvoir faire le parcours dans les temps impartis. Le but n’est pas la vitesse, mais le respect d’une moyenne (et donc l’anticipation, l’adaptation, etc).
Les montres des membres de l’organisation doivent être parfaitement synchronisées.
Pensez à prévoir des regroupements (coin photo, etc), pour privilégier le dialogue et les rencontres !
3 ZR (2 le matin, une l’après midi) me paraissent largement assez pour une journée.
Plus simple : On peut se contenter de pointages horaires réguliers, tout au long du parcours. Les voitures ont un temps imposé pour se rendre d’un endroit à un autre (à la minute près), en suivant un road book.

Ou d’autres types de sortie…




La marche à suivre pour l’organisation d’une sortie du club 205

1. Choisir une date : Pour cela merci de consulter le bureau pour l'en informer de votre date choisie afin qu’il mette à jour le calendrier et qu'il vérifie qu'il n'y au pas d'autre sortie dans un département voisin lors de cette même journée.

2. Etablir une approche du programme de votre sortie afin de la classer dans une catégories : Balade, rassemblement, Rallye touristique, Rallye de régularité, concentration… Et aussi regarder les tarifs pour vos éventuelles visites, restaurants, et hébergements si c’est une sortie sur plusieurs jours.
Bien pensé à ne pas faire des distances trop longues entre deux étapes de la balade (10 à 15 km). Et également ne pas prévoir des sorties à trop gros budget pour être sur d’avoir le maximum de personnes lors de notre sortie. Préférer un hébergement en camping, et des restaurants pas trop cher.

3. Une fois le programme à peu près établit, contacter les membres de votre région par e-mail ou téléphone et par la suite, lancer le topic sur le forum puis les pré inscriptions sur le forum pour voir le nombre de personnes intéressés. Suite à cela, le coordinateur de sorties tiendra informé les personnes de inscrites à la mailing-list.

4. Dessiner votre plaque rallye. La trame de départ pour les plaques rallye est disponible au téléchargement (au format illustrator) dans la zone membre. A noter qu’une plaque de rallye est obligatoire pour une sortie Club 205, soit en pvc, soit aimantée. Si vous ne savez pas comment en créer une, ne possédez pas le logiciel requis, ou souhaitez tout simplement savoir si quelqu'un d'autre peut vous la réaliser, merci de pendre contact avec le bureau.


5. Préparer l’itinéraire exact pour réaliser vos road books en faisant le trajet à blanc (Une trame pour la réalisation du road book est disponible en téléchargement dans la zone membre du site, modifiable par Word).

6. Préparer le formulaire de participation, qui peut être soit en tout comprit, c'est-à-dire week-end à xx€/personne tout compris. Ou alors le plus souvent à la carte, c'est-à-dire que tout est en option, le restaurant, l’hôtel ou le camping. Prévoir une inscription par véhicule obligatoire, entre 8 et 15 € qui comprendra la plaque de rallye et les road books. (Le formulaire type est également disponible au téléchargement, à modifier par Word)


7. Une fois tous les tarifs entre vos mains, le programme terminé, envoyez votre formulaire de participation ainsi que votre plaque de rallye à l’adresse : bureau@leclub205.com. Une fois celle-ci reçue vous pourrez commencez les inscriptions officielles, un acompte peut être demandé lors de sorties avec un certain budget afin d’éviter des personnes qui ne viendraient pas en dernière minute pour lesquels des frais auraient été engagé de la part de l’organisateur… Laisser entre 2 semaines et 4 semaines de délais pour recevoir tous les formulaires de participation.

8. Une fois le délais passé, réserver l’hébergement et les restaurants pour être sur d’avoir les places nécessaire le plus rapidement possible.

9. Votre sortie…

10. Dans les 15 jours qui suivent votre sortie, il vous faudra en faire le compte rendu, que vous nous transmettrez à l’adresse : 205mag@leclub205.com avec des photos pour que celui-ci paraisse dans le prochain 205 mag (il peut ne contenir que quelque ligne).
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